Sistem Informasi Penjualan Kredit

Sistem Informasi Penjualan Kredit

Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan”, http://id.wikipedia. org/wiki/Sistem_Informasi

”The sales information system provides summary reports of sales activity, giving aggregared rather than detailed analysis”, www.warwick.ac.id

(Sistem Informasi Penjualan menyediakan laporan ringkas mengenai kegiatan penjualan, memberikan penjelasan secara keseluruhan daripada analisis yang terperinci).

”The sales information system is a custom written relational database program that gives the client easy access to the details of historical sales and marketing data, and allows planning of market strategy based on historical data and trend projection tracked and reported by the system”, www.jpwilliamco.com/salessys.html. (Sistem Informasi Penjualan adalah sebuah bentuk tertulis yang memiliki hubungan dengan program database yang memberikan kemudahan bagi klien untuk memperoleh data penjualan dan pemasaran yang terperinci secara historis dan memudahkan perencanaan strategi pemasaran berdasarkan data historis dan corak proyeksi yang dilakukan selama ini, yang dilaporkan oleh sistem).

Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Penjualan adalah sistem informasi yang bertujuan untuk memberikan informasi yang menguntungkan bagi pemakai dengan menyediakan akses yang mudah untuk memperoleh data penjualan yang sangat dibutuhkan untuk merencanakan program penjualan untuk saat ini dan untuk strategi pemasaran di kemudian hari.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem informasi penjualan merupakan sekumpulan data penjualan yang telah diproses menjadi informasi penjualan yang berguna dan didistribusikan kepada para pemakainya untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah terpenuhi dengan pengiriman barang atau jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.

Standar akuntansi keuangan (1999) mendefinisikan, “Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah properti lain yang dibeli untuk dijual kembali”.

Larson et al. (2002, p.223), “In sales transaction, each sales transaction for a seller of merchandise involves two part. One part is the revenue received in the form of an aset from a customer. The second part is the recognition of the cost of merchandise sold to a customer. More over, sells transaction of merchandiser ussualy include both sells for cash and sells on credit”. Yang berarti dalam transaksi penjualan, setiap transaksi penjualan untuk penjualan barang yang melibatkan dua bagian. Bagian pertama adalah pendapatan yang diterima dalam bentuk aset dari pelanggan. Bagian kedua adalah pengakuan dari biaya barang dagangan yang terjual ke pelanggan. Lebih lanjut, transaksi penjualan dari penjual biasanya meliputi baik penjualan tunai maupun penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan dan membatalkan barang yang sudah dibeli atau dipesan karena barang tidak sesuai dengan pesanan atau dalam keadaan rusak.

Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Mulyadi (2001, p.214), dokumen yang digunakan dalam sistem Penjualan Kredit adalah :
a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.
Tembusan dokumen ini berupa :
1. Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
2. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
3. Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
4. Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
5. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

b. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.

c. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

d. Faktur dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
Tembusan dokumen ini berupa :
1. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
2. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
3. Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
4. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

f. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Berdasarkan pendapat Hall (2001, p. ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi :
1. Bagian penjualan
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)

2. Departemen Kredit
Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.

3. Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.

4. Departemen Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian penjualan, dan surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.

5. Departemen Penagihan
Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.

6. Departemen Akuntansi
Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

Laporan Yang Dihasilkan Dalam Penjualan Kredit
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001,p.232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah :
1. Laporan order penjualan
2. Laporan pengiriman barang
3. Laporan pencatatan piutang
4. Laporan penagihan
5. Laporan pencatatan penjualan.