Pengertian Audit Operasional

Pengertian Audit Operasional
Menurut Guy dkk. (2003:419) audit operasional merupakan penelaahan atas prosedur dan metode operasi entitas untuk menentukan tingkat efisiensi dan efektivitasnya. Pada kesimpulan tentang audit operasional, rekomendasi yang umumnya diberikan adalah memperbaiki prosedur. Audit operasional kadang-kadang disebut audit kinerja, audit manajemen, atau audit komprehensif.

Sampai saat ini para ahli memiliki definisi mengenai audit operasional yang berbeda-beda. Menurut Tunggal (2000:10) pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian dari organisasi manajerial dan efisiensi dari suatu perasahaan, departemen, atau setiap entitas dan sub entitas yang dapat di audit.

Sedangkan General Accounting Office (GAO) di Amerika Serikat mendefinisikan pemeriksaan operasional sebagai auditing yang menentukan :
1. Apakah entitas mengelola dan menggunakan sumber dayanya (seperti personil,
kekayaan, ruangan) secara ekonomis dan efisien
2. Penyebab dari ketidakefektivan atau praktik yang tidak ekonomis, dan
3. Apakah entitas telah menaati hukum dan peraturan yang berhubungan dengan
masalah ekonomis dan efisiensi.
b. Tujuan dan Manfaat Audit Operasional

Tujuan utama audit operasional adalah mengevaluasi efektifitas dan efisiensi organisasi, namun audit operasional juga dapat menjangkau aspek yang ketiga, yaitu ekonomisasi. Evaluasi ekonomi adalah pemeriksaan atas biaya dan manfaat dari suatu kebijakan atau prosedur. Dalam konteks audit operasional, evaluasi ekonomi merupakan pertimbangan jangka panjang tentang apakah manfaat kebijakan atau prosedur lebih besar daripada biayanya.

Menurut Guy dkk. (2003:421) audit operasional biasanya dirancang untuk memenuhi satu atau lebih tujuan berikut :
1. Menilai Kinerja. Setiap audit operasional meliputi penilaian kinerja organisasi
yang ditelaah. Penilaian kinerja dilakukan dengan membandingkan kegiatan
organisasi dengan (1) tujuan, seperti kebijakan, standar, dan sasaran organisasi
yang ditetapkan manajemen atau pihak yang menugaskan, serta dengan (2)
kriteria penilaian lain yang sesuai.

2. Mengidentifikasi Peluang Perbaikan. Peningkatan efektivitas, efisiensi, dan
ekonomi merupakan kategori yang luas dari pengklasifikasian sebagian besar
perbaikan. Auditor dapat mengidentifikasi peluang perbaikan tertentu dengan
mewawancari individu (apakah dari dalam atau dari luar organisasi), mengobservasi operasi, menelaah laporan masa lalu atau masa berjalan, mempelajari transaksi, membandingkan dengan standar industri, menggunakan pertimbangan profesional berdasarkan pengalaman, atau menggunakan sarana dan cara lain yang sesuai.


3. Mengembangkan Rekomendasi untuk Perbaikan atau Tindakan Lebih Lanjut.
Sifat dan luas rekomendasi akan berkembang secara beragam selama
pelaksanaan audit operasional.

Sedangkan Mulyadi (2002:32) menyatakan bahwa tujuan audit operasiona! adalah untuk :
1. Mengevaluasi Kinerja
2. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan
3. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut

Secara ringkas dapat disimpuikan bahwa audit operasional dilakukan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaan aktivitas suatu organisasi. Audit operasional mengidentifikasi timbulnya penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya. Audit operasional merupakan salah satu alat pengendalian yang membantu dalam mengelola perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya audit operasional menurut Tunggal (2000:14-15) adalah:
1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan
keputusan.
2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan
pengendalian.
3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencana-
rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
4. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan
tindakan preventif yang akan diambil.
5. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk
memperkecil pemborosan.
6. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah
ditetapkan.
7. Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi
perusahaan.

Struktur Audit Operasional

Menurut Guy dkk. (2003:421-424) struktur umum dari audit operasional adalah proses lima tahap, yaitu :
1. Pengenalan
Sebelum memulai suatu audit operasional, auditor (atau konsultan) terlebih dahulu harus mengenali kegiatan atau fungsi yang sedang di audit. Untuk melaksanakan hal ini, auditor menelaah latar belakang informasi, tujuan, struktur organisasi, dan pengendalian kegiatan atau fungsi yang sedang di audit, serta menentukan hubungannya dengan entitas secara keseluruhan.

2. Survei
Selama tahap survei dari audit operasional, yang lebih dikenal sebagai survei pendahuluan (preliminary survey), auditor harus berusaha untuk mengidentifikasi bidang masalah dan bidang penting yang menjadi kunci keberhasilan kegiatan atau fungsi yang sedang di audit.

3. Pengembangan Program
Pada awalnya auditor menyusun program pekerjaan, berdasarkan tujuan audit, yang merinci pengujian dan analisis yang harus dilaksanakan atas bidang-bidang yang dianggap "penting" dari hasil survei pendahuluan. Disamping itu, auditor juga menjadwalkan kegiatan kerja, menugaskan personel yang sesuai, menentukan keterlibatan personel lainnya dalam penugasan, serta menelaah kertas kerja audit.

4. Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit merupakan tahap utama dari audit operasional. Auditor melaksanakan prosedur audit yang telah ditentukan dalam program audit untuk mengumpulkan bukti-bukti, melakukan analisis, menarik kesimpulan, dan mengembangkan rekomendasi. Selama melakukan pekerjaan lapangan, auditor harus menyelesaikan setiap langkah audit yang spesifik dan mencapai tujuan audit secara keseluruhan untuk mengukur efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi.

5. Pelaporan
Tahap pelaporan merupakan tahap yang penting bagi keberhasilan keseluruhan audit operasional yang dilakukan. Laporan audit operasional pada umumnya mengandung dua unsur utama, yaitu (1) tujuan penugasan, ruang lingkup, dan pendekatan, serta (2) temuan-temuan khusus dan rekomendasi.

Ruang Lingkup Audit Operasional
Ruang lingkup audit operasional lebih difokuskan pada fungsi produksi suatu perusahaan, yang berarti melakukan pemeriksaan segi operasional suatu perusahaan. Namun dalam hal ini suatu perusahaan mengalami keterbatasan dalam melaksanakan audit operasional tersebut. Keterbatasan yang terjadi dalam suatu perusahaan dalam melaksanakan audit operasional antara lain :
1. Waktu
Pemeriksa harus memberikan laporan kepada pihak manajemen sesegera mungkin agar masalah yang timbul dapat segera terselesaikan, sehingga menyebabkan terbatasnya waktu pemeriksaan. Untuk mengatasi keterbatasan waktu ini, audit operasional dapat dilakukan secara teratur untuk menghindari permasalahan tidak menjadi berlarut-larut.

2. Keahlian
Kurangnya pengetahuan dan penguasaan berbagai disiplin ilmu dan bisnis merupakan salah satu keterbatasan. Tidak mungkin seorang pemeriksa dapat menjadi ahli dalam berbagai disiplin bisnis.

3. Biaya
Biaya yang dapat dihemat dari hasil pemeriksaan haruslah lebih besar dari biaya pemeriksaan itu sendiri. Pemeriksaan harus menentukan prioritas tertentu dalam melaksanakan tugasnya sehingga keterbatasan ini dapat teratasi.

Efisiensi dan Efektivitas
Audit operasional dikenal sebagai audit yang berkonsentrasi pada efektivitas dan efisiensi organisasi. Efektivitas mengukur seberapa berhasil suatu organisasi mencapai tujuan dan sasarannya. Efisiensi mengukur seberapa baik suatu entitas menggunakan sumberdayanya dalam mencapai tujuannya. Sebagai contoh, seorang auditor dapat memeriksa badan federal untuk menentukan apakah badan tersebut telah mencapai tujuannya seperti yang ditetapkan oleh kongres (efektivitas) dan menggunakan sumberdaya keuangannya secara benar (efisiensi). Pembahasan mengenai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalam kerangka Input - Proses - Output. Dalam sub bab ini, lebih difokuskan pada efisiensi dan efektivitas.

a. Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio antar output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan. (Bayangkara, 2008:13)

Menurut Anthony (2005:174) Efisiensi adalah rasio output terhadap input, atau jumlah output per unit input. Pusat Tanggung Jawab A lebih efisien daripada Pusat Tanggung Jawab B jika (1) menggunakan jumlah sumber daya yang lebih sedikit daripada Pusat Tanggung Jawab B, namun memproduksi jumlah output yang sama, atau (2) menggunakan jumlah sumber daya yang sama namun memproduksi jumlah output yang lebih besar.

b. Efektivitas
Dibandingkan dengan efisiensi, yang ditentukan oleh hubungan antara input dan output, efektivitas ditentukan oleh huungan antara output yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggang jawab dengan tujuannya. Semakin besar output yang dikonstribusikan terhadap tujuan, maka semakin efektiflah unit tersebut. Efektivitas cenderung dinyatakan dalam istilah-istilah yang subjektif dan nonalitis, seperti kinerja kampus A adalah yang terbaik, tetapi kampus B telah agak menurun dalam tahun-tahun terakhir (Anthony, 2005:174).

Efisiensi dan efektivitas berkaitan satu sama lain, setiap pusat tanggung jawab harus efektif dan efisien dimana organisasi harus mencapai tujuannya dengan cara yang optimal. Suatu pusat tanggung jawab yang menjalankan tugasnya dengan konsumsi terendah atas sumber daya, mungkin akan efisien, tetapi jika output yang dihasilkannya gagal dalam memberikan kontribusi yang memadai dalam pencapaian cita-cita organisasi, maka pusat tanggung jawab tersebut tidaklah efektif (Anthony 2005:174-175).


Fungsi Produksi
Produksi merupakan hasil akhir dari proses atau aktivitas ekonomi dengan memanfaatkan beberapa masukan atau input. Dengan pengertian ini dapat dipahami bahwa kegiatan produksi adalah mengkombinasikan berbagai input atau masukan untuk menghasilkan output. Menurut Ferguson dan Gould (1975:140, dalam Joesron dan Fathorrozi, 2003:77) fungsi produksi adalah suatu persamaan yang menunjukkan jumlah maksimum output yang dihasilkan dengan kombinasi input tertentu.

Siklus produksi berkaitan dengan proses mengubah bahan baku menjadi barang jadi. Siklus ini meliputi perencanaan dan pengendalian tentang jenis dan jumlah barang yang diproduksi, tingkat persediaan yang harus diselenggarakan, dan transaksi-transaksi serta kejadian-kejadian yang bersangkutan dengan proses produksi. Transaksi dalam siklus ini dimulai pada saat bahan baku diminta untuk keperluan produksi, dan diakhiri dengan pengiriman barang yang diproduksi menjadi barang jadi (Jusup, 2002:151).

Perencanaan dan Pengendalian Produksi
1. Tujuan perencanaan dan pengendalian produksi

Tujuan dari perencanaan dan pengendalian produksi menurut Kusuma (2002:1) adalah merencanakan dan mengendalikan aliran material kedalam, di dalam, dan keluar pabrik sehingga posisi keuntungan optimal yang merupakan tujuan perusahaan dapat dicapai. Pengendalian produksi dimaksudkan untuk mendayagunakan sumber daya produksi yang terbatas secara efektif, terutama dalam usaha memenuhi permintaan konsumen dan menciptakan keuntungan bagi perusahaan. Yang dimaksudkan dengan sumberdaya mencakup fasilitas produksi, tenaga kerja, dan bahan baku. Kendala yang dihadapi mencakup ketersediaan sumberdaya, waktu pengiriman produk, kebijaksanaan manajemen.

2. Fungsi perencanaan dan pengendalian produksi dalam aktivitas produksi
Menurut Kusuma (2002:2) fungsi dasar dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi adalah:
1) Meramalkan permintaan produk yang dinyatakan dalam jumlah produk
sebagai fungsi dari waktu.
2) Menetapkan jumlah dan saat pemesanan bahan baku serta komponen secara
ekonomis dan terpadu
3) Menetapkan keseimbangan antara tingkat kebutuhan produksi, teknik
pemenuhan pesanan, serta memonitor tingkat persediaan produk jadi setiap saat, membandingkannya dengan rencana persediaan, dan melakukan revisi atas rencana produksi pada saat yang ditentukan.
4) Membuat jadwal produksi, penugasan, pembebanan mesin dan tenaga kerja
yang terperinci sesuai dengan ketersediaan kapasitas dan fluktuasi permintaan
pada suatu periode.

Dalam suatu organisasi, pengendalian produksi berguna untuk meningkatkan produktivitas. Definisi produktivitas adalah rasio nilai barang dan jasa yang dihasilkan dibagi dengan nilai sumberdaya yang digunakan dalam produksi. Jika mesin atau orang menganggur karena tidak ada pekerjaan, atau komponen menumpuk di gudang karena tidak tersedia mesin untuk mengolah komponen tersebut, maka hal ini berarti sumberdaya yang dimiliki terbuang percuma. Peran pengendalian produksi adalah meminimasi pemborosan dengan mengkoordinasikan ketersediaan tenaga kerja, peralatan, dan bahan. Perbaikan produktivitas dapat dilakukan dengan meningkatkan rancangan dan tatacara kerja produksi sehingga menjadi lebih efisien. Produktivitas juga dapat ditingkatkan dengan pengendalian produksi yang lebih baik.

Penjadwalan Produksi
Penjadwalan adalah mengatur pendayagunaan kapasitas dan sumberdaya yang tersedia melalui suatu aktivitas atau tugas. Menurut Sumayang (2003:183) Penjadwalan dapat dibedakan berdasarkan jenis proses produksi yaitu :
1. Penjadwalan proses yang terus menerus (lineprocess scheduling)
1) Penjadwalan proses ini digunakan pada jalur proses perakitan dan pada proses
pengolahan. Penjadwalan tergantung pada rancang bangun proses tersebut
terutama untuk satu jenis produk. Tetapi apabila bermacam-macam jenis
produk maka perlu diadakan perubahan pada proses dan jadwal produksi.
2) Perubahan ini mungkin saja sederhana tetapi dapat juga rumit sehingga
memerlukan perubahan mendasar pada peralatan dan pada pusat kerja.
3) Kemampuan mengikuti perubahan proses yang cepat akan memberikan suatu
keunggulan fleksibilitas untuk proses perakitan.
4) Apabila jenis produk banyak maka terjadi perubahan proses produksi, untuk
itu perlu menghitung besar persediaan yang paling ekonomis
2. Penjadwalan proses yang terputus-putus {intermittentprocess scheduling)
1) Pada produk barang istilah Job adalah bahan baku, produk dalam proses atau
barang setengah jadi.
2) Berbeda dengan penjadwalan diproses line maka penjadwalan diproses
intermittent masing-masing Job mengalir melalui pergerakan yang tidak
teratur dan penuh dengan jadwal mulai dan berhenti.
3) Aliran yang tidak teratur disebabkan karena pusat kerja dikelompokkan
berdasarkan jenis mesin dan ketrampilan pekerja yang sama, sehingga Job
akan mengalir dari satu pusat kerja ke pusat kerja yang lain sesuai dengan
jadwal dan tahapan kerja yang telah ditentukan.
4) Karena aliran dan jalur pekerjaan tidak beraturan maka penjadwalan kadang-
kadang menjadi rumit.
5) Penjadwalan proses intermittent mempunyai hubungan sangat erat dengan beberapa hal berikut ini:
1. Analisis pemasukan dan pengeluaran {input-output analysis)
2. Pemuatan (loading)
3. Tahapan (sequencing)
4. Pengiriman (Dispatching)

Sedangkan menurut P. Tampubolon (2004:110) dalam sistem operasional dikenal ada empat strategi proses yaitu :
1. Proses produksi yang terputus-putus (Intermitten Process)
Merupakan kegiatan operasional yang mempergunakan peraiatan produksi yang disusun dan diatur sedemikian rupa, yang dapat dimanfaatkan untuk secara fleksibel untuk menghasilkan berbagai produk atau jasa. Sebagai contoh, dibidang produksi barang, yaitu usaha bengkel las yang menerima order atau pesanan untuk membuat pagar atau teralis besi, yang standarnya disesuaikan dengan pesanan tersebut. Pada umumnya, proses Intermittent merupakan sistem operasional yang tidak terstandarisasi, hanya berdasarkan keinginan pelanggan pada saat dilakukan pemesanan.

2. Proses produksi yang kontinu (Continous Process)
Merupakan proses produksi yang mempergunakan peraiatan produksi yang disusun dan diatur dengan memperhatikan urutan-urutan kegiatan dalam menghasilkan produk atau jasa. Sebagai contoh, untuk produksi barang seperti minuman ringan "Teh Botol" merupakan produk yang terstandarisasi.

3. Proses produksi berulang-ulang {Repetitive Process)
Merupakan proses produksi yang menggabungkan fungsi Intermittent process dan Continous process. Tetapi proses ini mempergunakan bagian dan bahan komponen yang berbagai jenis diantara proses yang kontinu. Sebagai contoh, restoran besar yang melayani banyak pelanggan dan bermacam-macam menu.

4. Proses produksi massa (Mass Customization)
Merupakan proses produksi yang menggabungkan intermittent Process, Continous Process, serta Repetitive Process, yang menggunakan berbagai komponen bahan, mempergunakan teknik skedul produksi dan mengutamakan kecepatan pelayanan.