Pengertian management audit

Pengertian management audit

Management Audit merupakan suatu penilaian dari organisasi manajerial dan efisiensi dari suatu perusahaan, departemen, atau setiap entitas dan subentitas yang dapat diaudit. Penekanannya adalah untuk mencapai efisiensi yang lebih besar, efektifitas, dan ekonomisasi dalam usaha dan organisasi yang lain. Dalam aplikasi praktis yang berbeda, management audit (pemeriksaan manajemen) dikenal sebagai “Operational Auditing”, “Value-for-Money Auditing”, “Comprehensive Auditing”, “Performance Auditing”, dan “Systems Auditing”. Perbedaan antara istilah tersebut tidak jelas dan sering digunakan secara bergantian (Tunggal, 2003:10).

Management audit memiliki tujuan yang sama dengan operational audit, akan tetapi untuk sektor swasta lebih dimaksudkan sebagai usaha untuk mengidentifikasi masalah yang ada dalam organisasi. Istilah “Performance Audit” biasanya digunakan di Amerika untuk sektor publik, sedangkan istilah “Operational Auditing” digunakan baik untuk sektor publik maupun swasta atas keseluruhan operasi keuangan dan non keuangan organisasi. Atas berbagai perbedaan istilah tersebut Parker sebagaimana dikutip oleh Burrowes dan Persson (2000) mengatakan bahwa istilah–istilah yang berbeda bisa muncul untuk digunakan atas konsep yang sama, atau jika tidak istilah yang sama mungkin saja digunakan untuk konsep yang berbeda. Parker mendefinisikan konsepnya mengenai management auditing sebagai evaluasi atas manajemen dan fungsi serta kinerja organisasi berkenaan dengan ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas dari area-area operasi, aktifitas dan hasil.

Ketika sebuah organisasi menyelenggarakan perencanaannya pada semua level manajemen dan selanjutnya mengimplementasikan rencana-rencana tersebut dalam operasi, perlu dilakukan sesuatu sebagai pengawasan terhadap operasi untuk memastikan pencapaian atas tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Definisi management audit menurut Hamilton (1986:11) berikut mendukung pernyataan tersebut, yaitu :
The management audit technique covers a broad spectrum of procedures, methods of evaluation, policies and approaches. It is designed to analyze, evaluate, review and appraise the performance of the firm in relation to either a set of predetermined standards or some generally accepted rules or guidelines of the company.

Pendapat Hamilton tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa teknik management audit meliputi spektrum yang luas dari prosedur, metode evaluasi, kebijakan dan pendekatan, yang dirancang untuk menganalisa, mengevaluasi, memeriksa dan menilai kinerja perusahaan terhadap standar yang sudah ditentukan sebelumnya atau beberapa kebijakan yang diterima umum atau garis pedoman perusahaan.

Ramanathan (1990:298) mengungkapkan pendapatnya mengenai beberapa definisi management audit yaitu :
1. Management audit adalah suatu pemeriksaan terhadap kondisi dan diagnosa atas defisiensi dengan rekomendasi sebagai koreksi terhadap hal tersebut. Pada dasarnya merupakan konsep yang membangun dan objektif dalam pendekatannya. Tujuannya adalah untuk membantu manajemen dalam meperbaiki posisinya dalam perusahaan. Hasil akhirnya adalah diagnosa atas kondisi kesehatan perusahaan dengan perhatian yang lebih difokuskan pada ‘apa’ yang membutuhkan peningkatan dan dengan rekomendasi yang jelas.
2. Management audit merupakan suatu pendekatan dalam penemuan fakta yang sistematis yang memeriksa, menilai dan melaporkan pemahaman dan efektifitas dari tujuan, kebijakan, standar, struktur, prosedur dan pengendalian, untuk menyoroti pergeseran, pemborosan, birokrasi, dll., dan untuk mengidentifikasi area yang akan diperbaiki. Tujuannya adalah untuk menyoroti area-area permasalahan sehingga tindakan koreksi bisa dilakukan oleh karyawan lainnya baik didalam maupun diluar organisasi.

Batra (1997) mendeskripsikan management audit sebagai berikut :
Management audit may be described as the audit for and of management, in the sense that, as top management does not have direct control over operations, so it is interested in ensuring that business operations are conducted in an efficient manner, decisions are based on information and made at appropriate levels of authority, assets are safeguards, operational efficiency is promoted and that the business is carried out in accordance with management instructions and policies….Management audit is being termed as ‘audit of management’. It signifies that management audit appraises the quality of top management.

Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa management audit merupakan audit untuk dan atas manajemen, dalam hal ini, karena top manajemen tidak mempunyai kendali langsung atas keseluruhan operasi, maka ia berkepentingan untuk memastikan bahwa operasi bisnis dilakukan dengan cara yang efisien, keputusan-keputusan berdasarkan informasi-informasi dan dibuat oleh otoritas level yang tepat, aset aman, efisiensi operasional meningkat dan bisnis dilakukan sesuai dengan instruksi dan kebijakan yang dibuat oleh manajemen….Dalam hal management audit sebagai audit atas manajemen, maka management audit digunakan untuk menilai kualitas dari top manajemen.


Pentingnya management audit
Berikut adalah pendapat Theo Haiman dalam bukunya, Professional Management yang dikutip oleh Ramanathan (1990:292) berkaitan dengan munculnya kebutuhan akan management audit:
In connection with control of overall performance, management audits are becoming increasingly significant. Just as most companies make it a point to have their accounts audited at least once a year, some of the more progresive companies have recognized the importance of management audits. These audits are substantially different from those performed by public accountants and are not concerned with the verification of financial data. They are performed either for the top management, for the stockholders, or for other owners. Management audits provide a device for surveying the management of the enterprise critically and objectively from the broadest possible point of view. They start where the balance sheet audits leave off and are concerned with the examination of the organization and the operations of the enterprise from every aspect. At times, such an audit is undertaken by the management itself and even more frequently outside help is called up on.

Burrowes dan Persson (2000) juga mengungkapkan pendapat dari Banker yang menyatakan bahwa perusahan-perusahaan saat ini menggunakan ukuran kinerja non keuangan atas kualitas produk, kepuasan konsumen, dan pangsa pasar untuk mengevaluasi dan menilai kinerja manajemen karena ukuran-ukuran keuangan atas kinerja mungkin saja tidak sempurna dan terlalu banyak signal mengenai upaya manajemen, maka ukuran non keuangan bisa memberikan nilai tambah dengan mengurangi banyaknya signal tersebut dengan membuat kesimpulan-kesimpulan mengenai upaya-upaya yang dilakukan manajemen sebagai agent. Salah satu asumsi principal dalam agency theory adalah bahwa principal dan agent mempunyai tujuan dan sasaran yang bertentangan (Solomon dan Solomon, 2004:17). Dilihat dari perspektif agency theory, fungsi audit menyajikan suatu mekanisme tata kelola perusahaan yang penting dalam membantu shareholders dalam mengawasi dan mengendalikan manajemen perusahaan.

Modern Auditing saat ini penekanannya lebih pada pada pemeriksaan internal yang digunakan untuk mengevaluasi efisiensi organisasi secara keseluruhan. Hal ini dilakukan secermat mungkin agar area-area kelemahan bisa diidentifikasi, untuk kemudian ditunjukkan kepada manajemen, dan selanjutnya ditawarkan rekomendasi untuk mempercepat proses perkembangan manajemen. Management audit merupakan konsep yang digunakan untuk maksud tersebut. Management audit digunakan untuk memastikan seberapa baik manajemen, baik dalam hubungan eksternalnya dengan pihak luar maupun efisiensi internalnya. Pemeriksaan dilakukan terhadap smoothness organisasi, mulai dari level teratas sampai level terbawah. Dengan demikian, hampir setiap aspek manajemen diperiksa, dan rekomendasi yang ditawarkan diharapkan bisa meningkatkan efisiensi dan profitabilitas (Batra, 1997). Management audit muncul karena kebutuhan akan penilaian yang independen atas kinerja manajemen pada berbagai level, termasuk level top manajemen (Ramanathan, 1990:292).

Sedikit perhatian yang diberikan kepada auditing tipe ini. Management audit pertama kali dikenal di United Kingdom pada tahun 1932, ketika T.G. Rose, yang dikenal lewat bukunya yang berjudul The Management Audit, mengajukan konsep ini lewat makalah yang dia presentasikan kepada Institute of Industrial Administration. Selanjutnya, konsep ini memperoleh perhatian yang lebih besar di USA (Batra, 1997). Management audit dianggap sebagai sebuah fenomena saat ini yang berasal dari audit keuangan eksternal, audit operasional internal dan konsultasi manajemen. Kebutuhan akan audit terhadap manajemen, termasuk direktur, muncul sebagai akibat dari pemisahan antara pemilik dengan pengendalian perusahaan, yang merupakan ciri dari perusahaan modern saat ini (Burrowes dan Persson, 2000). Operasi-operasi organisasi meningkat dari segi volume dan kompleksitas. Masalah-masalah manajerial yang muncul menimbulkan tekanan-tekanan baru pada level manajemen yang lebih tinggi.


Perbedaan management audit dan financial audit
Tunggal (2003:13) mengatakan bahwa pada umumnya, pemeriksaan manajemen (management audit) memerlukan tenaga tim yang mempunyai berbagai latar belakang akademis, keterampilan teknis dan pengalaman. Pemeriksaan seperti ini mencakup suatu ruang lingkup penelaahan yang lebih luas daripada pemeriksaan keuangan dan pemeriksaan ketaatan (Compliance Audits).

Jenis-jenis management audit
Arens dan Loebbecke (2000:756) mengelompokkan management audit menjadi 3 jenis, yaitu functional, organizational, dan special assignment. Berikut penjelasan dari masing-masing jenis tersebut :
1. Functional
Functional audit berkaitan dengan satu atau lebih fungsi didalam organisasi. Keuntungan dari functional audit adalah diperbolehkannya adanya spesialisasi oleh auditor. Auditor dalam staff internal audit bisa sangat ahli dalam sebuah bidang, misalnya fungsi production engineering. Mereka bisa secara efisisen menghabiskan waktu mereka untuk mengevaluasi fungsi-fungsi yang berkaitan. Fungsi production engineering berkaitan dengan fungsi manufacturing dan fungsi-fungsi lainnya dalam organisasi.
2. Organizational
Organizational audit dalam sebuah organisasi berkaitan dengan seluruh unit organisasi, seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam organizational audit adalah seberapa efektif dan efisien fungsi-fungsi tersebut berinteraksi. Perencanaan organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasi aktivitas-aktivitas yang ada sangat penting dalam tipe audit ini.
3. Special Assignment
Dalam operational auditing, special assignment biasanya muncul karena permintaan manajemen. Jenis audit tipe ini cukup luas. Sebagai contoh, menentukan penyebab tidak efektifnya sistem IT, investigasi terhadap kemungkinan adanya fraud dalam sebuah divisi, dan pemberian rekomendasi untuk menurunkan harga pokok produksi.

Menurut Sayle (1988:21) management audit dikelompokkan menjadi tiga jenis sesuai dengan keragaman departemen mereka dan ruang lingkupnya sebagai berikut :
1. Internal Audit
Management audit ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau departemen, yang bersangkutan dengan sistem-sistem, prosedur-prosedur atau fasilitas-fasilitas. Auditor yang mengerjakan dapat dari perusahaan mereka sendiri (internal auditor) atau dengan menggaji auditor dari luar perusahaan (external auditor). Internal audit merupakan teknik dimana manajemen dapat merasakan masalah mereka sendiri dan menilai kinerja organisasi, kebutuhannya, titik kekuatan, dan kelemahannya. Disebutkan bahwa self audit merupakan bagian dari internal audit yang dilakukan oleh individual dalam sistem mereka sendiri, prosedur-prosedur, dan fasilitas-fasilitas agar dapat menilai kinerja, kebutuhan, kekuatan, dan kelemahannya.
2. External audit
Management audit ini dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok mereka atau sub pemasok. Auditor dapat dari auditor internal maupun auditor eksternal. Management audit dikerjakan untuk menilai status kontrak atau perjanjian yang dibuat perusahaan pemasok atau sub pemasok untuk menentukan keadaan perusahaan atas barang yang akan diterima sesuai dengan yang dibayarkannya.
3. Extrinsic Audit
Management audit ini dilakukan oleh pelanggan atau badan-badan yang berkaitan dengan peraturan atau suatu agen inspeksi. Audit ini meliputi pelanggan dari perusahaan-perusahaan pemasok dan sub pemasok.

Berkaitan dengan keterangan diatas maka management audit yang dilakukan pada fungsi pembelian termasuk dari jenis internal audit.

Tujuan dan manfaat management audit
Menurut Hamilton (1986:1) tujuan dari management audit secara keseluruhan adalah untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas dari organisasi. Evaluasi ini bisa dilakukan pada perusahaan secara keseluruhan atau dibatasi pada lingkup departemen atau fungsi tertentu dalam organisasi. Evaluasi terhadap kinerja perusahaan ini dilakukan terhadap standar yang dibuat oleh manajemen atas dan pada saat yang sama digunakan untuk menilai keefektifan dari standar-standar dan kebijakan-kebijakan tersebut.

Ramanathan (1990:300) mengatakan bahwa management audit berkaitan dengan audit efisiensi, dimana tujuan utama dari audit efisiensi ini adalah untuk memastikan bahwa setiap unit mata uang diinvestasikan dalam modal atau tempat lain yang memberikan pengembalian yang optimum dan bahwa perencanaan investasi antara berbagai fungsi dan aspek yang berbeda dirancang untuk memberikan hasil yang optimum.
Tujuan management audit menurut Agoes (1996:173) adalah sebagai berikut :
1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan.
2. Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management.
4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Siagian (2001:13) mengatakan bahwa kalangan manajemen menunjukkan sambutannya terhadap perkembangan management audit, karena jika digunakan dengan tepat maka management audit bisa memberi manfaat yang besar, yaitu:
1. Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan kegiatan operasional dalam perusahaan yang tidak memberikan kontribusi dalam perolehan keuntungan.
2. Membantu manajemen dalam peningkatan produktifitas kerja dari berbagai komponen organisasi.
3. Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan hambatan dan kendala yang dihadapi dalam mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan mengambil langkah strategik untuk mengatasi dan menghilangkannya.
4. Memantapkan penerapan pendekatan kesisteman dalam menjalankan roda organisasi.
5. Memungkinkan manajemen pada berbagai tingkat menentukan strategi yang tepat.
6. Membantu manajemen merumuskan pedoman teknis operasional bagi para pelaksana berbagai kegiatan dalam perusahaan yang akan membantu para tenaga kerja operasional melakukan kegiatan masing-masing dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi.
7. Mengidentifikasikan dengan tepat berbagai masalah dan tantangan yang dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia.
8. Membantu manajemen menilai perilaku bawahan dalam menyediakan informasi bagi pimpinan, sesuai dengan kebutuhan pimpinan pada berbagai hierarki perusahaan.

Berikut adalah beberapa manfaat management audit menurut Tunggal (2003:14), yaitu:
1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.
2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan pengendalian.
3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencana-rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
4. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil.
5. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.
6. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.
7. Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan.

Apabila management audit dilakukan secara berkala, maka management audit bisa menunjukkan masalah ketika masalah tersebut masih berskala kecil. Dengan demikian, management audit merupakan alat manajemen yang membantu manajemen dalam mencapai tujuannya karena tindakan korektif dapat dilakukan untuk pemecahan masalah apabila ditemukan inefisiensi dan inefektifitas.



Tahap-tahap management audit
Pendekatan management audit harus mengikuti langkah-langkah dasar tertentu untuk setiap pekerjaan meskipun mungkin tujuan dari pemeriksaan tersebut akan bermacam-macam. Berikut adalah langkah-langkah tersebut menurut Hamilton (1986:5) :
1. Definisi ruang lingkup pekerjaan
Management audit bisa dilakukan dalam lingkup yang umum dan audit akan meliputi suatu penilaian terinci atas tiap-tiap aspek operasional organisasi. Management audit juga bisa dilakukan atas suatu masalah tertentu untuk mencari bukti-bukti yang menjadi penyebabnya serta merekomendasikan tindakan koreksi tertentu.
2. Perencanaan, persiapan dan organisasi
Ketika suatu lingkup pekerjaan sudah ditentukan, tim audit akan membuat suatu tindakan perencanaan atas pelaksaanaan pekerjaan. Perencanaan meliputi langkah-langkah yang harus dilakukan dan estimasi waktu yang diperlukan untuk mencapai setiap tahap pekerjaan. Tiap sumber bukti yang berkaitan dengan area yang diperiksa harus dianalisa secara mendalam dan terus diperbaharui.
3. Pengumpulan fakta dan dokumentasi informasi terbaru
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi data yang berkaitan dengan area lingkup pekerjaan yang ditentukan. Data bisa diperoleh dari surat menyurat, kebijakan dan prosedur, serta semua informasi informal lainnya yang bisa diperoleh secara langsung dari karyawan lewat wawancara.
4. Riset dan analisa
Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dalam proses management audit. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan bukti dan fakta-fakta yang dianggap penting dalam mendukung laporan akhir yang akan diserahkan kepada top manajemen.
5. Laporan
Tahap ini meliputi ringkasan atas pekerjaan yang dilakukan, gambaran mengenai ruang lingkup pekerjaan, rincian mengenai temuan-temuan utama dan diskusi mengenai alternatif-alternatif yang dapat digunakan top manajemen untuk mengurangi permasalahan yang ada.

Berikut adalah tahapan dalam management audit menurut Leo herbert yang dikutip oleh Agoes (1996:176), yaitu:
1. Prelimenary Survey (Survei Pendahuluan)
Tujuan dari survey pendahuluan adalah untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang, dalam waktu yang relatif singkat, mengenai semua aspek organisasi, kegiatan, program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan.
2. Review and Testing of Management Control System (Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen)
Tahap ini dimaksudkan untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentative audit objective (tujuan pemeriksaan sementara), yaitu criteria, causes dan effects, dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen dan untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten jika audit diperluas dalam detailed examination (pengujian terinci). Criteria merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, causes adalah tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku, dan effects adalah akibat dari tindakan-tindakan menyimpang dari standar yang berlaku.
3. Detailed Examination (Pengujian Terinci)
Pada tahap ini auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan-penyimpangan terhadap criteria dalam firm audit objective (tujuan pemeriksaan yang pasti), dan bagaimana effects dari penyimpangan-penyimpangan tersebut dan besar kecilnya effects tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
4. Report Development (Pengembangan Laporan)
Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran dan harus direview oleh audit manager sebelum didiskusikan dengan auditee. Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus diperoleh (sebaiknya secara tertulis).